Bild: Digital-Events attraktiv gestalten. Warum nicht? Bildquelle: geralt via pixabay.com
10 Tipps zum Digital-Event
So gefragt und angesagt waren sie noch nie: Die bunte Vielfalt von digitalen Events in jeglicher Form. Durch Digital-Events kann man seine Beziehungen, ob jetzt privat oder auf Geschäftsebene pflegen und auch stärken. Die hergeführten, neuen Regelungen, wie zum Beispiel die Abstandregelung, haben auch gezeigt, wie wichtig es ist, sich auf dem virtuellen Weg fit zu machen und ein umfangreiches Spektrum anzubieten, um sich weiterhin präsent zu zeigen. Viele Live Veranstaltungen mussten verschoben oder sogar komplett abgesagt werden. Am Anfang der ganzen Pandemie Zeit gab es noch große Fragezeichen, wie man den persönlichen Kontakt wohl am besten, möglichst erfolgreich ersetzen kann, wenn man sich schon nicht von Angesicht zu Angesicht treffen darf. Und genau hier kommen die Digital-Events zum Einsatz. Die Kundenbindung kann aufrechterhalten werden, indem man seine Kunden möglichst zeitnah über News in Digital-Events informiert. Doch auch hier sollte das Event gut geplant sein.
Beispiel Web-Seminar
In Web-Seminaren können die Referenten mit den Teilnehmenden aktiv in Interaktion treten. Die Teilnehmer können sozusagen den „digitalen Finger“ heben und sich zu Wort melden, um ihre Fragen direkt im Seminar zustellen. Im Web-Seminar können sogar Dateien vom Referenten mit den Teilnehmenden oder aber auch andersrum, Dateien von Teilnehmern mit den Referenten hochgeladen und geteilt werden. Web-Seminare haben mittlerweile verschiedene Namen angenommen, wie zum Beispiel folgende:
- Online-Lehrgänge
- Online-Pressekonferenzen
- Online-Vorträge mit bestimmter Themenauswahl
Nicht nur Firmen nutzen die Web-Seminare für ihre Bestandskunden, sondern auch für Neukunden Akquise. Diese Veranstaltungen werden dann entsprechend in zum Beispiel sozialen Medien beworben und Interessierte können sich für die Seminare anmelden.
Vorsicht beim Verwenden des bestimmt schon oft gehörten Namens „Webinar“. Dieses Wort ist rechtlich geschützt und setzt sich aus „Web“ und „Seminar“ zusammen. Eventuell wird der rechtliche Schutz in Zukunft aufgehoben.
Tipps für das Gelingen eines Online-Events
- Planung: Man sollte sich über das Ziel des Events von Anfang an klar sein. Welche Informationen möchte ich rüberbringen? Was ist das Gesamtziel? Welche Zielgruppe spreche ich an? Die Veranstaltung sollte am besten auch von der Teilnehmerzahl überschaulich geplant werden. Wann ist die beste Zeit um das Event anzusetzen? Das Datum, die Uhrzeit und auch die Länge der Veranstaltung sollte genaustens abgestimmt werden. Hilfreich ist hier ebenfalls das Konzept klar zu definieren: Thema, Ablauf, Referentenwahl.
- Nicht zu viel Zeit verschenken: Das rechtzeitige Starten der Organisation des Events entspannt die Vorbereitung. Die Referenten sollten frühestmöglich angefragt werden. Gerade aktuell sind die Verfügbarkeiten von guten Referenten ziemlich begrenzt. Wenn der Referent gefunden ist, dann gilt es die Agenda des Referenten gut möglichst in das Event einzubauen.
- Einladungen: Wenn die beiden obersten Punkte abgearbeitet und in trockenen Tüchern sind, dann geht’s ans Teilnehmer gewinnen. Anfangen kann man hier mit der eigenen Community bzw. Kundenstamm. Newsletter mit den Veranstaltungsinfos bieten sich hier an. Anschließend kann auch auf Social Media Plattformen die Veranstaltung erstellt werden. Die Einladungen via Newsletter oder aber auch die online erstellte Veranstaltung sollte optisch und natürlich auch inhaltlich zum Event passen.
- Wahl der Plattform: Das Angebot an Online Konferenzanbietern ist enorm gewachsen. Das wohl bekannteste Tool ist der Klassiker Zoom oder Zoom Premium. Aber auch GoToWebinar, Skype For Business, Facebook Live, Cisco Webex Meetings, TeamViewer und eine Vielzahl mehr sind sehr gefragt und problemlos zu nutzen.
- Probelauf: Der Ablauf der Veranstaltung sollte einmal im groben durchgelaufen werden, um spätere böse Überraschungen zu vermeiden. Zu checken hier gibt es Ton, Einstellungen, Präsentationen und auch den Hintergrund.
- Nicht auf den letzten Drücker: Am Tag der Veranstaltung bietet es sich an, bereits mindestens 1 Stunde vor Beginn online zu gehen. Denn auch trotz Proben kann es zu der einen oder anderen Panne kommen:
- Internetprobleme
- Erkrankung Referenten
- Technische PC-Probleme
- Werbung direkt: Läuft die Veranstaltung super und die Teilnehmerzahl war mehr als zufriedenstellend, dann kann direkt im Anschluss auf das nächste Event aufmerksam gemacht werden. Es bietet sich hier ebenfalls an, ein Resümee und Dankes-E-Mail nach der Veranstaltung an die Teilgenommenen zu versenden.
- Feedback einsammeln: Zur Optimierung seines Digital-Events kann am Ende direkt auch nach einem Feedback gefragt werden, um eventuelle Verbesserungen für das nächste Event einzubauen.
- Feedback annehmen: Es kann neben positivem auch negativ Feedback kommen. Mit diesem Feedback sollte sich auseinandergesetzt werden. Eventuell hat man einfach die falsche Zielgruppe angesprochen und sollte das nächste Event entsprechend umplanen.
- Abschlussanalyse: Nach ungefähr 1 Monate nach der Veranstaltung kann gecheckt werden, ob es Nachfragen zu dem Thema gab:
- Nachfragen spezifisch
- Neukundengewinnung
- Evtl. Umsatzsteigerung
Kurz vor Veranstaltungsbeginn sollten die Zugangsdaten zum Event zeitnah an die Teilnehmer per E-Mail versendet werden, damit diese sich ohne Probleme am Event-Tag einwählen können.