Bild: Konzerte lassen sich in Zeiten der Pandemie gänzlich neu erleben! Bildquelle: dotiegabrielf via pixabay.com
Corona – und kein Ende in Sicht. Die Veranstaltungsbranche ist ratlos. Wie wird es nach der Pandemie weiter gehen?
Wer in Zeiten wie diesen ein Event plant oder planen will steht vor ganz besonderen Herausforderungen. Nichts ist so beständig wie der Wandel in diesen Tagen, und gute Planung heißt nicht, dass das das Event ein Erfolg wird. Dazu sind die äußeren Umstände zu schwer vorherzusagen.
Aber Inhalte wollen an ein breiteres Publikum. Botschaften wollen transportiert werden. Ein Event war immer ein bewährtes Marketingtool. Jetzt, in Zeiten in denen Treffen von limitierten Teilnehmerzahlen dominieren, sind neue Wege gefragt. Hybride Events heißt das Zauberwort. Eine begrenzte Zahl von Teilnehmern lässt sich aufgrund der geltenden Regelungen während der Pandemie in vielen Eventlocations auch in diesen Tagen abbilden. Gleichzeitig werden die Inhalte der Vorträge online einem breiteren Publikum präsentiert. Hierfür sind bereits einige Dienstleister mit passenden Eventplanungsplattformen an den Start gegangen, die gute Hilfestellung in der Organisation leisten können. Viele sind kostenpflichtig, dennoch verfügen einige Anbieter auch über Freiversionen, die kostenlos ausprobiert werden können.
Die Art der Vorbereitung eines hybriden Events unterscheidet sich nicht von der traditionellen Eventplanung.
Wie bei jedem geplanten Event stellen sich viele Fragen, die zu großer Unsicherheit führen: Was ist machbar? Wie muss das Hygienekonzept aussehen? Mit wie vielen Besuchern kann man planen, wenn Mindestabstände einzuhalten sind? Gibt es finanzielle Risiken, die es einzukalkulieren gilt.
In Zeiten in denen physische Präsenz bei Events schwer abzubilden bleibt, entdeckt die Eventbranche die Hybrid-Events. Sie sind die Zukunft, wenn man den Stimmen Glauben schenken darf.
Hybrid-Events bieten viele Vorteile.
Der Vorort Aufwand bei diesen Events ist geringer als in „alten Zeiten“. Dennoch können hohe Kosten aufgrund der Onlinevoraussetzungen entstehen, die ein solches Event ebenso voraussetzt wie eine genaue, detaillierte Planung.
Hybride Events haben durchaus Vorteile gegenüber „Old-School“ Events.
Die Teilnehmerzahl ist nicht begrenzt und hängt auch nicht von einer Fläche ab. Durch die hohe „User-Experience“ stärkt sich die Kundenbeziehung, und mit dem Einsatz entsprechender Softwarelösungen können Teilnehmer zur Interaktion motiviert werden.
Das kann z.B. über unterschiedliche Chats, Umfragen, AR- und VR-Anwendungen, Break-out Sessions und virtuelle Räume geschehen. So sorgen digitale Elemente für eine hohe Reichweite – die Teilnahme ist standortunabhängig. Durch die Einbindung von Videostreams, Break-out Workshops und der hybriden Networking Lösung einer Event Software sowie guter Vorbereitung in der Planung und Bewerbung ist Professionalität garantiert. Außerdem findet man in Nischen dann weitere, neue Unternehmen, die den Weg zum Kunden leichter machen.
Dabei entfallen natürlich auch hohe Reise- und Unterbringungskosten, und auch Referenten können virtuell dazu geschaltet werden. Durch individuelles Design des virtuellen Raums wird eine passgenaue Ansprache der Zielgruppe garantiert, und die Vor- und Nachbereitung erleichtert. So werden Ressourcen geschont und somit die Nachhaltigkeit von Events gefördert. Networking & Engagement vor und nach der Veranstaltung helfen, Kontakte zu knüpfen und mit den Teilnehmern eine starke Bindung aufzunehmen.
Aber auch hier gilt: je besser die Planung und die Vernetzung mit weiteren Aktionen zur Teilnehmergewinnung, desto größer die Chancen auf erfolgreiche Durchführung.
Eine geeignete all-in-one Eventsoftware kann hierbei gute Dienste leisten.
Hybride Events sind ein Balanceakt zwischen persönlichen und virtuellen Besuchern. Beide Erfahrungen müssen in Einklang gebracht werden. Inhalte für beide Gruppen werden unterschiedlich vermittelt werden müssen, dabei muss auch noch sichergestellt werden, dass die technischen Voraussetzungen passen. Die Videoübertragung muss funktionieren und die Vortragenden dafür vorbereitet sein.
Immerhin muss sich alles „homogen“ anfühlen, und ein entsprechenden Event-Erlebnis liefern, damit es erfolgreich sein kann.
Die Vor- und Nachbereitung ist so wichtig wie das Event selbst und die Auswahl der hierfür richtigen Partner. Professionalität bleibt wichtig. Beständigkeit ist wichtig.
Ist die Veranstaltung zu groß, um physisch durchgeführt zu werden oder dann, wenn wie jetzt nicht sicher ist, ob die Zeit für physische Events bereits gekommen ist: dann sind Online- oder Hybridevents sicherlich eine gute Alternative.
Bevor Sie also Ihr eigenes Hybrid-Event planen, ist es auch wichtig zu wissen, was ein Hybrid-Event nicht ist. Das größte Missverständnis in all dessen ist, dass es bei Hybrid-Events nicht einfach um Ereignisse handelt, die live an ein Online-Publikum gestreamt werden, z.B. über Youtube oder Facebook live.
Ein Hybrid-Event nutzt die Technologie, um das Online Publikum in ein physisch stattfindendes Veranstaltungserlebnis einzubeziehen – so erleben das Publikum online wie auch das Live-Publikum ein ähnliches Erlebnis.